Головне про складання кадрової документації

Під кадрової розуміється документація, що регламентує всі особливості використання українськими роботодавцями найманої праці. Ведуть її підготовлені фахівці, що мають профільну освіту. Кадрове діловодство, відповідно до сучасного законодавства, проводиться всіма роботодавцями незалежно від виду діяльності, форми власності, фінансового доходу та кількості співробітників.

Якими документами займається спеціаліст з кадрового діловодства?

У більшості випадків служба кадрів являє собою самостійний відділ, який підпорядковується керівнику підприємства, компанії. Структура такого підрозділу залежить від числа працівників, виду організації, інших параметрів.

Ведення кадрової документації передбачає роботу з наступними організаційними паперами:

• Правила трудового розпорядку. Документи, які описують режим роботи адміністрації і працівників підприємства, їх права та обов'язки, правила заохочення відзначилися співробітників, порядок прийому і звільнення, накладення стягнень.
• Штатний розклад. Перелік посад, дані про окладах і надбавки до них, про кількість штатних одиниць. Розклад складається з урахуванням вимог українського Класифікатора професій.
• Посадові інструкції. Важлива частина ведення кадрового діловодства. Вона описує правове та організаційне становище співробітників, функції, які закріплені за ними, їх матеріальну та інші види відповідальності. Кожному працівнику положення посадової інструкції доводяться до відома під розписку.

Обов'язки фахівців з ведення кадрового обліку

Співробітники кадрової служби займаються трудовими книжками, всіма обліковими і розпорядчими документами по персоналу. В їх завдання входить підготовка розпоряджень та наказів керівництва про:

прийняття співробітників на роботу, їх звільнення, переведення;

стягнення і заохочення;

надання відпусток (оплачуваних, за свій рахунок).

Накази готуються не тільки за рішенням керівництва. Підставою для їх видання можуть бути вимоги конкурсної комісії, профспілкового комітету, контролюючих та законодавчих органів, заяви співробітників, доповідні і рапорти начальників структурних підрозділів.

Оформлення кадрової документації, які відносять до категорії облікової, вимагає підготовки і ведення книги (алфавітної) співробітників компанії, штатно-посадової книги, і інших обов'язкових паперів:

• Табеля - поіменного реєстру всього персоналу.
• Алфавітних карток. Їх ведуть на великих підприємствах з великою кількістю постійних працівників.
• Табеля робочого часу.

Ведення кадрового діловодства - це ще і підготовка з подальшою подачею в держоргани звітів по працівникам. До таких документів відносять довідки по вакансіях, умовами праці, звільненим і прийнятим на роботу особам, працевлаштування інвалідів.

Інші завдання фахівців з оформлення кадрової документації

Кадровики займаються моніторингом та аналізом основних ризиків, які мають пряме відношення до кримінальної відповідальності і фінансових санкцій за недотримання вимог існуючого трудового законодавства. В їх завдання входить контроль:

• дотримання нормативів з охорони праці, норм КЗпП і робочих договорів;
• правильності розрахунку, своєчасності нарахування і виплати зарплати, законності оформлення звільнень;
• надання робочих квот дітям-сиротам, матерям-одиначкам, випускникам навчальних закладів, колишнім ув'язненим, людям передпенсійного віку, інвалідам;
• документування та дотримання термінів проходження медичних оглядів.

Сучасне ведення кадрового обліку вимагає контролю військовозобов'язаних громадян. Зараз цьому питанню приділяється особлива увага.

В Україні правильність оформлення кадрової документації контролюється різними державними структурами:

• спеціальним департаментом Мінпраці;
• Інспекцією з ОП;
• ФСС;
• Центрами зайнятості.

В цілому, робота фахівців з кадрового діловодства спрямована на організацію і нормальне функціонування всього підприємства. Без них неможливо захистити інтереси співробітників і власників будь-якої сучасної компанії, що займається господарською, економічною діяльністю.