Бухгалтерська довідка – універсальний документ, який може використовуватися для різних цілей. У разі, якщо бух довідка фіксує та підтверджує господарські операції, вона має статус первинного документа. Це підтвердив і Мінфін у листі від 13.12.2004 р. № 31-04200-30-10/22823. Форма бух довідки наведена в додатку до Методрекомендацій № 356.
Найпоширеніші ситуації використання бух довідки:
- Виправлення помилок.
- Необоротні активи:
- розрахунок сум амортизації необоротних активів;
- обставини, на підставі яких витрати, пов’язані з поліпшенням основних засобів (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо) або ремонтом чи включені до первісної вартості основних засобів, або кваліфіковані як витрати звітного періоду.
- Запаси:
- порядок розподілу сум транспортно-заготівельних витрат за ситуації, коли їх обліковують на окремому рахунку;
- вартість товарно-матеріальних активів, які отримані під час ліквідації об’єкта основних засобів.
- Сумнівна та безнадійна дебіторська заборгованість:
- розрахунок суми резерву сумнівних боргів;
- визначення суми списання безнадійної дебіторської заборгованості.
- Зобов’язання:
- розрахунок суми забезпечення, у тому числі на оплату відпусток;
- визначення суми списання безнадійної кредиторської заборгованості.
- Витрати:
- Розрахунок суми розподілу загальновиробничих витрат.
Тощо.
За допомогою бух довідки підтверджують також розрахунок сум:
- Дивіденди, що підлягають виплаті учасникам
- Середньої заробітної плати для різних випадків (відпускні, лікарняні, витрати на відрядження тощо).