Командировка за границу: аванс на личную карточку

АКТУАЛЬНО НА 08.11.2013 

1. Поскольку работнику перечисляются средства в гривнях, то это означает фактическое предоставление под отчет работнику именно гривню, а не иностранную валюту. Следовательно, он должен отчитаться за использование гривен, и по результатам отчета необходимо определить сумму задолженности работника (работнику) в гривнях.


2. Перечисление на карточку работнику гривен, а не иностранной валюты, по нашему мнению, не будет нарушением законодательства, поскольку если режим платежной карточки позволяет получать за границей иностранную валюту, то это свидетельствует об обеспечении работника средствами в валюте.


3. Дата перечисления денежных средств на личную карточку работнику, является датой предоставления средств под отчет. В этом основное отличие от того, когда средства перечисляются на корпоративную карточку, поскольку дата предоставления средств под отчет при использовании корпоративной карточки – это дата снятия (получения) средств с карточки. Следовательно, при перечислении средств на личную карточку, должна быть отражена дебиторская задолженность работника по счету 372.


4. Документы об использовании средств.

Для подтверждения понесенных расходов в командировке (кроме суточных) работник должен представить вместе с отчетом все полученные документы в письменном виде (квитанции с банкомата, слипы, чеки, счета), а также распечатку с карточного счета, с помощью которой бухгалтерия сможет определить курс, по которому следует списывать выданные под отчет денежные средства в гривнах. Также по банковской выписке можно определить комиссию банка, связанную с безналичной оплатой и при получении средств в банкомате для оплаты подтверждаемых документально расходов.

1. Суточные.

Выданные суточные не должны подтверждаться документально и пересчитываться, поскольку в момент перечисления средств на карточку, суточные считаются выданными. В связи с тем, что суточные выдаются фактически в гривнях, то, по нашему мнению, в приказе о командировке необходимо указать, что «суточные предоставить работнику путем перечисления на карточный счет в гривнах по курсу НБУ к доллару США на дату перечисления денежных средств». Если предполагается, что при конвертации гривен в иностранную валюту, работник будет терять определенный процент (обычно при снятии валюты применяется коммерческий курс банка который выше курса НБУ), то увеличить размер суточных в валюте, соответственно увеличится и сумма суточных в гривнах, перечисляемая на карточный счет. При этом главное – не превысить предельный размер суточных в гривнях, установленный п.140.1.7 НКУ при командировках за границу «не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження».

1. Срок предоставления отчета.

Срок представления отчета и возврата не использованных средств необходимо установить в пределах трех банковских дней, в связи с тем, что работник может как получать деньги с банкомата, так и расплачиваться безналичным путем.