В каких случаях можно применять факсимиле?
АКТУАЛЬНО НА 11.12.2012
Вопрос применения факсимиле на договорах и других правочинах законодательство регулирует по-особому (п. 3 ст. 207 ГКУ): использование при совершении правочинов факсимильного воспроизведения подписи допускается при условии, что такая возможность зафиксирована в письменном соглашении, которое, кроме прочего, должно содержать образцы соответствующего аналога собственноручных подписей представителей сторон. Если такое соглашение отсутствует или если оно не содержит образцов аналогов собственноручных подписей, применение факсимиле для оформления договоров и двусторонних документов, составленных сторонами на основании договора, считается неправомерным, а сам договор (другой правочин), оформленный с таким нарушением, может быть признан недействительным в судебном порядке. Причем недействительным он может быть признан даже тогда, когда обе стороны договора не оспаривали и не оспаривают в суде возможность использования факсимиле.
Образцы аналогов собственноручных подписей соответствующих лиц обычно отражаются (приводятся) в приложениях к договору, которым предусмотрено использование факсимильного воспроизведения подписи. В самом договоре (соглашении) желательно предусмотреть перечень документов, которые могут оформляться с использованием факсимиле. В категорию таких документов целесообразно включить и документы, подписываемые во исполнение договора (акт приемки-передачи, товарная накладная).
Правомерность применения факсимиле на налоговых накладных подтвердил ВХСУ в постановлении от 01.07.2004 г. №5/1961-3/213.
Особенности исполнения подписи в бухгалтерской документации устанавливаются Положением №88. Согласно абз. 1 п. 2.5 этого Положения, документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения.
В данной норме следует обратить внимание на то, что она в ключевых своих аспектах повторяет соответствующие требования ГКУ, но при этом не ставит условием подписание соглашения о возможности применения и образцах подписи факсимиле.
С внесением изменений от 7 июня 2010г. N 372 в Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете №88 актуальность данного вопроса возросла. В частности, относительно факсимиле на первичных документах появилось новое требование: «Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства».
Возможность подписания первичных документов с помощью факсимиле неоднократно подтверждали в своих письмах разные ведомства: Минюст Украины (письмо от 10.01.2005 г. № 19-45-1590), Госкомпредпринимательства (письмо от 12.01.2005 г. № 145), Минфин (письмо от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819). Вместе с тем использование факсимиле не допускается при составлении кассовых и расчётных документов (письмо НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507).
Таким образом, порядок подписания документов с помощью факсимиле должен быть оговорен:
- в договоре (соглашении) или приложении к нему, если речь идёт о проставлении оттиска факсимиле на документах, оформляемых с каким-либо контрагентом (поставщиком, покупателем, заказчиком);
- в приказе (распоряжении, приложении к приказу об учётной политике), если с помощью факсимиле подписываются внутренние первичные документы предприятия (например, накладные на внутренне перемещение товарно-материальных ценностей ли акты на списание товарно-материальных ценностей на хозяйственные нужды предприятия).
Если первичные документы оформлены с соблюдением всех вышеперечисленных требований, то никаких претензий со стороны налоговиков к таким документам быть не должно.