Хочемо знищити документи, строк зберігання яких минув, а перевірки податкової не було, що треба робити?

Планування та проведення перевірки в частині визначення перевіряємого періоду податківці відштовхуються від строку давності для нарахування податкових зобов`язань визначеного ст. 102 ПКУ який становить 1095 днів та для контрольованих операцій (2555 дня – у разі проведення перевірки операції відповідно до ст. ст. 39 і 39-2 ПКУ)

Таким чином, період за який може бути проведено перевірку як правили не перевищує періоду в 1095 днів до дати перевірки (для контрольованих операцій  2555 днів) 

Предмет перевірки залежить від її типу . Наприклад найпоширеніша в практиці є документальна перевірка,  якої є своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати усіх передбачених цим ПКУ та зборів, а також дотримання валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, дотримання роботодавцем трудового законодавства. Правильність та повнота встановлюються на підставі первинних бухгалтерських документів та подпкової звітності. 

Загалом, строки зберігання документів регламентовано п. 44.3 ПКУ та Переліком № 578/5.

Зокрема, нормами ПКУ визначено, що мінімальний строк зберігання документів становить 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої такі документи було використано. Якщо ж звітність платник податків не подавав, то відлік 1095 днів треба починати з дня граничного строку подання такої звітності.

Варто пам`ятати, що всі юрособи зобов`язані дотримуватися вимог Переліку № 578/5.

 Після закінчення цих строків підприємство не нестиме передбаченої ПКУ відповідальності за незабезпечення збереження документів і, з огляду на закінчення строків давності, йому не може бути визначено податкове зобов`язання контролюючим органом. Це зумовлено також встановленими ст. 102 ПК України строків давності для нарахування податкового зобов`язання.

У вказаному Переліку № 578/5 наводиться окрім строку зберігання до окремих документів зауваження «за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб`єктівгосподарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».

Рекомендую ознайомитись з переліком № 578/5 та ще раз перевірити чи закінчились строки зберігання тих документів які маєте намір знищити та чи не встановлена переліком обов`язковість проведення перевірки податкової. 

Також необхідно звернути увагу що знищувати документи без проведення експертизи та отримання відповідного висновку платник податків не має права, в силу вимог закону "Про Національний архівний фонд та архівні установи". 

Таким чином, якщо щодо ваших документів не встановлено обов`язок проведення перевірки і строк зберігання згідно переліку вже закінчився, то проводьте експертизу цінності документів та можете знищувати або здавати до архіву. 

Якщо встановлено обов`язок податкової перевірки то подавайте заяву про проведення перевірки в порядку ст. 75 ПКУ. 

Бажаю успіху!