Сроки хранения первичных документов
Просим дать разъяснения касательно сроков хранения оригиналов документов по движению основных фондов, нематериальных активов и прочих малоценных необоротных материальных активов:
- расходные накладные, акты выполненных работ, товарно-транспортные накладные касающиеся приобретения, создания и модернизации объектов ОФ, НА и МНМА;
- внутренние заказы на изготовление объектов ОФ, НА и МНМА хозяйственным способом;
- Акты приема-передачи (внутреннего перемещения)основных фондов (типовая форма № ОЗ-1);
- Акты на приём-сдачу отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (типовая форма № ОЗ-2);
- Акты на списание основных средств (типовая форма № ОЗ-3);
- Акты ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-1);
- Акты вывода (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-2).
Консультация исполнителя
АКТУАЛЬНО НА 22.02.2016
Сроки хранения первичных и других документов предусмотрены Перечнем типовых документов, образующихся в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012г. № 578/5.
Так, согласно п. 336 Перечня, срок хранения для «Первинних документів і додатків до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)» составляет 3 года.
По нашему мнению, данный пункт распространяется на первичные документы, перечисленные в запросе. Следовательно, минимальный срок хранения всех выше указанных документов, согласно Перечня № 578/5 составляет 3 года.
Данные сроки хранения не применяются, если не завершена проверка налоговыми органами, Госфининспекцией. Кроме того, в случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения.
Следует также учесть, что если эти документы, содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, то срок хранения - 5 лет. Этот срок применяется с учетом условий указанных в предыдущем абзаце.
Несмотря на то, что в соответствии с п. 44.3 НКУ налогоплательщик обязан обеспечить хранение документов, связанных с выполнением требований налогового законодательства, не менее чем 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, причем независимо от того, проводилась за этот период проверка контролирующего органа или нет, все же рекомендуем ориентироваться на сроки хранения указанные в Перечне № 578/5, и уничтожать документы, сроки хранения которых истекли, только при условии проведения ревизии или проверки соответствующими органами.
Также, стоит заметить, что согласно п. 87 Перечня № 578/5 для документов (свидетельства, акты, договора) касающихся права собственности на землю, сооружения, имущество, а также на право владения, пользования, распоряжения имуществом, срок хранения установлен «до ликвидации организации» (т.е. документы бессрочно хранятся на предприятии, а в случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе ценности). Это может касаться, по нашему мнению, документов о приобретении, создании и модернизации (реконструкции) объектов недвижимости, право собственности на которые подлежит госрегистрации.
Согласно п. 2.10 Перечня № 578/5, исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения документов за 2011 год начинается с 01 января 2012 года.
