Срок хранения и порядок уничтожения сертификатов качества и Отчета о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах
Какой срок хранения сертификатов качества и Отчета о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах ф. № 37 и какой порядок уничтожения этих документов (прошло уже более 3-х лет), если налоговая проверка за этот период уже прошла?
Консультация исполнителя
АКТУАЛЬНО НА 12.06.2014
Согласно пункту 6.6. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95г. № 88 срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Согласно «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», утвержденному приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее–Перечень) срок хранения сертификатов качества (соответствия) составляет 5 или 10 лет (в зависимости от вида). В частности, приводим извлечение из Перечня:
Номер статті | Види документів | Строк зберігання документів | Примітка | |
в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ | в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1991. | Документи (сертифікати, свідоцтва про визнання, атестати виробництва, декларації тощо) щодо відповідності продукції, робіт, послуг, систем керування нормативною документацією, фармакологічним, санітарним, ветеринарним, екологічним та іншим нормам і вимогам | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Після закінчення строку дії сертифіката відповідності, свідоцтва про визнання, атестата виробництва, декларації відповідності |
2004. | Сертифікати якості експортної продукції | 10 р. | 10 р. |
|
В вашем случае, по нашему мнению, это сертификаты качества экспортной продукции, срок хранения которых составляет 10 лет.
Относительно срока хранения Отчетов о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах ф. № 37, которые используют для ежедневного учета движения хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах предприятия, по нашему мнению, необходимо взять за основу срок составляющий 3-и года на основании данного извлечение из Перечня:
960. | Звіти і відомості про надходження, витрачання, залишки сировини, матеріалів і готової продукції: |
|
|
|
а) річні | 3 р. | 3 р. | ||
б) квартальні (місячні) | 1 р. | 1 р. |
Согласно п. 2.10. Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2011 году, начинается с 01 января 2012 года.
Отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта на списание документов (в т.ч. акта на списание бухгалтерских документов) для уничтожения осуществляются после сведения описей дел предприятия за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией предприятия одновременно. Одобренные комиссией описи дел, акты уничтожения документации представляются на рассмотрение экспертно-проверяющей комиссии (ЭПК) соответствующего государственного архива. Одобренные ЭПК описи дел по личному составу и акты о выделении для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие имеет право уничтожать документы фактически.
Непреложным условием уничтожения бухгалтерской документации, срок хранения которой истек и которая не подлежит обязательной передаче в архив, является согласование акта уничтожения документации с государственными архивными учреждениями.
Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Если объем дел, изъятых для уничтожения, не большой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.
Уничтожение документации может быть осуществлено и государственными архивными учреждениями. В соответствии с пп. 4.5.10 Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденных приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001г. № 16, предусмотрено уничтожение небольшого объема документов, не внесенных в Национальный фонд, после согласования и утверждения актов, путем сжигания. Объем этих документов не должен превышать 10 – 20кг (письмо Госкомархива Украины от 20.04.2010 г. № 795/072).
