До 13 серпня 2025 року працівники та роботодавці повинні оновити контактні дані

Змінами до Закону "Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану" від 15 березня 2022 року
№ 2136-IX, які внесені Законом України від 1 травня 2025 року № 4412-IX, запроваджено обов`язок обміну актуальними контактними даними між працівником і роботодавцем.

Кожна зі сторін трудового договору повинна:

• постійно забезпечувати можливість комунікації;
• протягом не більше 10 календарних днів повідомляти іншу сторону про зміну своїх контактних даних (адреса проживання, електронна пошта, телефони, месенджери тощо).

Необхідно повідомити:

• місцезнаходження або місце проживання;
• номер телефону (мобільний чи стаціонарний);
• електронну адресу;
• інші засоби зв`язку (Viber, Telegram тощо).

Граничний термін для оновлення даних до 13 серпня 2025 року (60 календарних днів з дня набрання чинності Законом № 4412).

Роботодавцям (юридичні особи та ФОП) потрібно в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізосіб - підприємців та громадських формувань оновити відомості про:

• своє місцезнаходження;
• інформацію про засоби комунікації для здійснення зв`язку з ними.

Роботодавцям (фізичні особи, які не є підприємцями) доведеться у разі зміни інформації про адресу місцезнаходження (місця проживання) та/або засоби зв`язку надіслати таку інформацію працівнику:

• на адресу місцезнаходження (місця проживання);
• на електронну пошту;
• за номером телефону.

Працівники, які довго були відсутні, повинні повідомити роботодавцю актуальні контактні дані до 13 серпня 2025 року.

До таких працівників належать:

• працівники, які були відсутні на роботі понад 90 календарних днів поспіль під час воєнного стану;
• працівники, які працювали або знаходились на територіях, що визнані тимчасово окупованими (за офіційним Переліком).

Вони зобов`язані надати роботодавцю актуальну контактну інформацію:

• адресу проживання;
• електронну пошту;
• номери телефонів;
• інші засоби зв`язку (месенджери тощо).

Якщо працівник не повідомив роботодавця про зміну контактних даних, то роботодавець має право надсилати повідомлення (накази, листи тощо) на останні відомі контакти. Це буде вважатись юридично достатнім інформуванням (ознайомленням).

І навпаки.

Тобто, наприклад, у випадку отримання повідомлення про зміну умов праці або наказу про звільнення на старі контактні дані, працівник буде вважатися належним чином повідомленим про це роботодавцем.

З урахуванням наведеного рекомендується:

• провести аудит наявних контактних даних працівників і за потреби їх оновити;
• роз`яснити працівникам обов`язок інформувати про зміну контактів у 10-денний строк;
• перевірити актуальність інформації у ЄДР і, в разі потреби, внести зміни, повідомивши про це найманих працівників.