Главное о составлении кадровой документации

Под кадровой понимается документация, регламентирующая все особенности использования украинскими работодателями наемного труда. Ведут ее подготовленные специалисты, имеющие профильное образование. Кадровое делопроизводство, в соответствии с современным законодательством, производится всеми работодателями вне зависимости от вида деятельности, формы собственности, финансового дохода и количества сотрудников.

Какими документами занимается специалист по кадровому делопроизводству?

В большинстве случаев служба кадров представляет собой самостоятельный отдел, который подчиняется руководителю предприятия, компании. Структура такого подразделения зависит от числа работников, вида организации, других параметров.

Ведение кадровой документации предполагает работу со следующими организационными бумагами:

• Правила трудового распорядка. Документы, которые описывают режим работы администрации и работников предприятия, их права и обязанности, правила поощрения отличившихся сотрудников, порядок приема и увольнения, наложения взысканий.
• Штатное расписание. Перечень должностей, данные об окладах и надбавках к ним, о числе штатных единиц. Расписание составляется с учетом требований украинского Классификатора профессий.
• Должностные инструкции. Важная часть ведения кадрового делопроизводства. Она описывает правовое и организационное положение сотрудников, функции, которые закреплены за ними, их материальную и другие виды ответственности. Каждому работнику положения должностной инструкции доводятся к сведению под расписку.

Обязанности специалистов по ведению кадрового учета

Сотрудники кадровой службы занимаются трудовыми книжками, всеми учетными и распорядительными документами по персоналу. В их задачу входит подготовка распоряжений и приказов руководства о:

приеме сотрудников на работу, их увольнении, переводе;

взысканиях и поощрениях;

предоставлении отпусков (оплачиваемых, за свой счет).

Приказы готовятся не только по решению руководства. Основанием для их издания могут быть требования конкурсной комиссии, профсоюзного комитета, контролирующих и законодательных органов, заявления сотрудников, докладные и рапорты начальников структурных подразделений.

Оформление кадровой документации, относимой к категории учетной, требует подготовки и ведения книги (алфавитной) сотрудников компании, штатно-должностной книги, и других обязательных бумаг:

• Табеля – поименного реестра всего персонала.
• Алфавитных карточек. Их ведут на крупных предприятиях с большим количеством постоянных работников.
• Табеля рабочего времени.

Ведение кадрового делопроизводства – это еще и подготовка с последующей подачей в госорганы отчетов по работникам. К таким документам относят справки по вакансиям, условиям труда, уволенным и принятым на работу лицам, трудоустройству инвалидов.

Другие задачи специалистов по оформлению кадровой документации

Кадровики занимаются мониторингом и анализом основных рисков, которые имеют прямое отношение к уголовной ответственности и финансовым санкциям за несоблюдение требований существующего трудового законодательства. В их задачу входит контроль:

• соблюдения нормативов по охране труда, норм КЗоТ и рабочих договоров;
• правильности расчета, своевременности начисления и выплаты зарплаты, законности оформления увольнений;
• предоставления рабочих квот детям-сиротам, матерям-одиночкам, выпускникам учебных заведений, бывшим заключенным, людям предпенсионного возраста, инвалидам;
• документирования и соблюдения сроков прохождения медицинских осмотров.

Современное ведение кадрового учета требует контроля военнообязанных граждан. Сейчас этому вопросу уделяется особое внимание.

В Украине правильность оформления кадровой документации контролируется различными госучреждениями:

• специальным департаментом Минтруда;
• Инспекцией по ОТ;
• ФСС;
• Центрами занятости.

В целом, работа специалистов по кадровому делопроизводству направлена на организацию и нормальное функционирование всего предприятия. Без них невозможно защитить интересы сотрудников и владельцев любой современной компании, занимающейся хозяйственной, экономической деятельностью.