Первичная документация — понятие, играющее основополагающую роль в бухгалтерской сфере. Это базовое понятие, которое необходимо для операций налогового и бухучета. Разберемся далее, что представляют собой первичные документы в официальной терминологии — их определение и юридически-правовой статус, определимся с правилами заполнения документации.
Первичная документация в бухучете: определение термина и роли
Чтобы разобраться со всеми нюансами, относительно бухгалтерского термина "первичная документация" (далее сокращенно — ПД), следует определиться с официальной терминологией. Толкование термина дается в следующих официальных законодательных актах:
- «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (сокращенно его называют — Закон о бухучете);
- в Положении о документальном обеспечении произведенных записей в бухгалтерском учете № 88. В п.1.2. данного Положения, утвержденного Минфином Украины, также отражены все требования и регламент создания ПД.
Приводим официальное толкование термина, содержащееся в данных правовых актах: ПД — это:
- Документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (далее сокращенно — ХО). Обратите внимание: версия этого определения до 03.01.2017 отличается. В более раннем акте значилось, что ПД должен подтверждать проведение ХО. В современной официальной версии данная часть не упоминается.
- Документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.
Важно: В версии до 26.05.2017 сохраняется часть определения, касающаяся подтверждения осуществления ХО. В современной версии уже не упоминается.
Для справки
Из ст.1 Закона о бухучете следует следующее толкование понятия "Хозяйственная операция". Оно определяется как "действие или событие, вызывающее изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия".
Роль в налоговом учете предприятия
Официальное подтверждение значимости ПД для налогоплательщиков можно найти в Налоговом Кодексе Украины (далее сокращенно — НКУ). Именно там перечисляются документы, необходимые для корректного налогового учета. Помимо ПД там упоминаются регистры бухучета, документы, содержащие финансовые отчеты предприятия, и другие отчетности.
Важно: Из этого следует положение, что создавать отчеты по уплате налогов на основе сведений, которые не отражены и не подтверждаются первичными документами, налогоплательщикам запрещается.
Также следует обратить внимание, что согласно законодательству с 1 января 2015 года понятие налогового учета налога на прибыль сопряжено с понятием бухучета. Выше мы уже указывали, что основой для бухгалтерской отчетности является ПД.
За недобросовестное хранение, за необеспечение сохранности и целостности ПД и других документов, необходимых для налогового учета, согласно НКУ предусматриваются административные санкции в виде штрафа:
- при первом нарушении — 510 гривен;
- за повтор нарушения, сделанный в тот же год — 1020 гривен.
Для каких целей предприятия и другие юрлица ведут ПД
Бухгалтерская деятельность — не единственная деятельность, для которой важно наличие ПД. Эта документация также играет значимую роль для следующих случаев:
- сбор информации для статистических отчетов;
- сбор сведений для управленческого учета, создание отчетов;
- использование ПД в судебных делах.
Обратите внимание!
Для судопроизводства юридический вес ПД имеют только в том случае, когда хозоперации фактически осуществлялись.
Если де-факто ХО не проводилась, соответственно, ПД не будут учитываться при налоговом и бухучете.
Судебные решения: какую роль играет ПД
То, что ПД может существовать, но не являться при этом доказательством и подтверждением осуществления хозоперации, связано с изменениями в официальном определении первичной документации, которое дано в Законе о бухучете. Эксперты оценивают это изменение в целом как положительное, но оно все же может содержать определенные неудобства для предприятия.
До этого изменения существовала судебно-юридическая аксиома: если есть первичная документация, значит хозяйственная операция совершалась. В этом случае, необходимость доказывать факт проведения ХО для предприятия или любого другого юридического лица отпадала. Контрольное ведомство, в случае если оно сомневалось в факте ХО, должно было доказать, что ее не было. Контролеры должны были не просто предположить, что хозоперации не было, а иметь на руках конкретные доказательства.
Отметим, что судебная производственная практика решений по налоговым спорам основывается на презумпции добросовестности налогоплательщиков, что определено Высшим административным судом Украины.
В современном судопроизводстве обязанность доказывать факт хозоперации должны не контрольные ведомства, а сам налогоплательщик, если такая необходимость возникает. Это также зафиксировано в постановлении ВСУ от 19.02.2019 г. по делу № 826/2958/14).
Официальный регламент составления документации
- Дата составления. В официальных документах нет строгих требований относительно даты составления ПД. Но в Законе о бухучета отмечено, что хозоперации должны отражаться в том периоде отчетности, когда они производились. Поэтому предприятия следуют такому негласному закону: составлять ПД нужно во время осуществления хозоперации или сразу после ее завершения. Но даже если первичная документации была составлена через 2 недели после окончания ХО, она будет действительна — несмотря на несоответствие дат. Главное, чтобы отражение ХО значилось на период ее проведение, а не на период, когда создается ПД.
Замечание для предприятий, использующих наличный расчет при реализации товаров: в этом случае допускается составление ПД не реже, чем один раз в день на основе сведений из чеков, данных кассовых аппаратов и т. д. Это отражено в пп.2. 2. Положения № 88.
- Обязательные реквизиты. По Закону о бухучете документация должна содержать обязательные реквизиты, которые обеспечивают ее юридическую силу и доказательность:
- название и дата (не проведения ХО, а составления документа);
- название предприятия или другого юридического лица, на которое составляется документация;
- сведения о хозоперации — содержание и объем, также отметить единицу измерения хозяйственной операции;
- ответственные за ХО и правильность ее оформления лица, а также их должности;
- для бумажного варианта документа — личные подписи ответственных лиц.
Это основные реквизиты. В разных ситуациях существуют также доп реквизиты, например:
- номер документа;
- на каком основании осуществляются операции;
- идентификационный код данного предприятия из Госреестра и прочие.
- Форма. Согласно законодательству ПД составляется в бумажной или электронной форме. Оба варианты равнозначны.
- Бланки форм. Любое предприятие имеет право разработать собственные типовые бланки для заполнения ПД. Некоторые бланки были утверждены госорганами как типовые формы. Самое важное — наличие обязательных реквизитов в документе.
- Заполнение. Существуют определенные требования к заполнению бумажной первичной документации. Все записи должны производиться чернилами или иными пишущими/печатными средствами темного (желательно черного) цвета. Также обеспечивается целостность и сохранность записей в течение установленного законами срока. Данные также должны быть защищены от пометок, которые могут быть внесены позднее — в пропусках и пустых строчках должны ставиться прочерки.
- Подпись. Существует ограниченный список лиц, имеющих право ставить подпись. Этот список создается или заверяется только собственником или руководящим лицом предприятия. На бумажных вариантах ПД ответственными лицами ставится их личная подпись, также ее можно дополнительно скрепить печатью предприятия. В электронных документах используется электронная подпись согласно законодательству об электронном документообороте.
- Организация условий для составления ПД. Руководитель предприятия создает и обеспечивает условия, необходимые для корректного составления документации. Также это лицо должно проконтролировать, чтобы все работники и отделы предприятия, занимающиеся бухучетом, соблюдали требования оформления и составления ПД согласно законодательству. Правила хранения ПД также закреплены законодательно и должны выполняться ответственными лицами.
- Ошибки в оформлении. Лица, ответственные за составление ПД и поставившие подпись на документах, также отвечают за своевременное создание и достоверность информации, отраженной в них. Ответственность за совершенные при составлении ПД ошибки лежит на данных лицах.
Сделайте первый шаг к решению проблемы —
проконсультируйтесь у специалиста сейчас.
Задать свой вопрос