Первинна документація: визначення та вимоги до оформлення

Первинна документація: визначення та вимоги до оформлення
Первинна документація: визначення та вимоги до оформлення
Ми пропонуємо
Онлайн консультант 24/7
Аналіз та підготовка документів
Онлайн чат з консультантом
Безпечна та зручна оплата

Первинна документація - поняття, що грає основну роль в бухгалтерській сфері. Це базове поняття, яке необхідно для операцій податкового та бухобліку. Розберемося далі, що представляють собою первинні документи в офіційній термінології - їх визначення і юридично-правовий статус, визначимося з правилами заповнення документації.

Первинна документація в бухгалтерському обліку: визначення терміна та ролі

Щоб розібратися з усіма нюансами, щодо бухгалтерського терміна "первинна документація" (далі скорочено - ПД), слід визначитися з офіційною термінологією. Тлумачення терміна дається в наступних офіційних законодавчих актах:

  1. «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (скорочено його називають - Закон про бухоблік);
  2. в Положенні про документальне забезпечення зроблених записів у бухгалтерському обліку № 88. В п.1.2. даного Положення, затвердженого Мінфіном України, також відображені всі вимоги і регламент створення ПД.

Наводимо офіційне тлумачення терміна, що міститься в даних правових актах: ПД - це:

  1. Документ, який містить відомості про господарську операцію (далі скорочено - ХО). Зверніть увагу: версія цього визначення до 03.01.2017 відрізняється. У більш ранньому акті значилося, що ПД має підтверджувати проведення ХО. У сучасній офіційній версії дана частина не згадується.
  2. Документи, створені в письмовій або електронній формі, що містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Важливо: У версії до 26.05.2017 зберігається частина визначення, що стосується підтвердження здійснення ХО. У сучасній версії вже не згадується.

Для довідки

З ст.1 Закону про бухоблік слід таке тлумачення поняття "Господарська операція". Воно визначається як "дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства".

Роль в податковому обліку підприємства

Офіційне підтвердження значущості ПД для платників податків можна знайти в Податковому Кодексі України (далі скорочено - ПКУ). Саме там перераховуються документи, необхідні для коректного податкового обліку. Крім ПД там згадуються регістри бухобліку, документи, що містять фінансові звіти підприємства, і інші звітності.

Важливо: З цього випливає положення, що створювати звіти по сплаті податків на основі відомостей, які не відображені і не підтверджуються первинними документами, платникам податків забороняється.

Також слід звернути увагу, що згідно із законодавством з 1 січня 2015 роками поняття податкового обліку податку на прибуток пов'язане з поняттям бухобліку. Вище ми вже вказували, що основою для бухгалтерської звітності є ПД. 

За несумлінне зберігання, за незабезпечення збереження і цілісності ПД і інших документів, необхідних для податкового обліку, згідно з ПКУ передбачаються адміністративні санкції у вигляді штрафу: 

  • при першому порушенні - 510 гривень;
  • за повтор порушення, зроблений в той же рік - 1020 гривень. 

Для яких цілей підприємства та інші юридичні особи ведуть ПД

Бухгалтерська діяльність - не єдина діяльність, для якої важлива наявність ПД. Ця документація також відіграє значиму роль для наступних випадків:

  • збір інформації для статистичних звітів;
  • збір відомостей для управлінського обліку, створення звітів;
  • використання ПД в судових справах.

Зверніть увагу!

Для судочинства юридичну вагу ПД мають тільки в тому випадку, коли господарські операції фактично здійснювалися.

Якщо де-факто ХО не проводилася, відповідно, ПД не враховуватимуться при податковому та бухгалтерському обліку. 

Судові рішення: яку роль відіграє ПД

Те, що ПД може існувати, але не бути при цьому доказом і підтвердженням здійснення господарської операції, пов'язані зі змінами в офіційному визначенні первинної документації, яке дано в Законі про бухоблік. Експерти оцінюють цю зміну в цілому як позитивне, але воно все ж може містити певні незручності для підприємства.

До цього зміни існувала судово-юридична аксіома: якщо є первинна документація, значить господарська операція відбувалася. В цьому випадку, необхідність доводити факт проведення ХО для підприємства або будь-якого іншого юридичної особи відпадала. Контрольне відомство, в разі якщо воно мало сумніву у факті ХО, мало довести, що її не було. Контролери повинні були не просто припустити, що господарські операції не було, а мати на руках конкретні докази.

Відзначимо, що судова виробнича практика рішень з податкових спорів ґрунтується на презумпції сумлінності платників податків, що визначено Вищим адміністративним судом України.

У сучасному судочинстві обов'язок доводити факт господарської операції повинні не контрольні відомства, а сам платник податків, якщо така необхідність виникає. Це також зафіксовано в постанові ВСУ від 19.02.2019 у справі 826/2958/14).

Офіційний регламент складання документації

  1. Дата складання. В офіційних документах немає строгих вимог щодо дати складання ПД. Але в Законі про бухобліку відзначено, що господарські операції повинні відображатися в тому періоді звітності, коли вони проводилися. Тому підприємства слідують такому негласним законом: складати ПД потрібно під час здійснення господарської операції або відразу після її завершення. Але навіть якщо первинна документації була складена через 2 тижні після закінчення ХО, вона буде дійсна - незважаючи на невідповідність дат. Головне, щоб відображення ХО значилося на період її проведення, а не на період, коли створюється ПД.

    Зауваження для підприємств, що використовують готівку при реалізації товарів: в цьому випадку допускається складання ПД не менше, ніж один раз в день на основі відомостей з чеків, даних касових апаратів і т. Д. Це відображено в пп.2. 2. Положення №88.
  2. Обов'язкові реквізити. За Законом про бухоблік документація повинна містити обов'язкові реквізити, які забезпечують її юридичну силу і доказовість:
  • назва і дата (непроведення ХО, а складання документа);
  • назва підприємства або іншої юридичної особи, на яке складається документація;
  • відомості про господарські операції - зміст і обсяг, також відзначити одиницю виміру господарської операції;
  • відповідальні за ХО і правильність її оформлення особи, а також їх посади;
  • для паперового варіанту документа - особисті підписи відповідальних осіб.

Це основні реквізити. У різних ситуаціях існують також додаткові реквізити, наприклад:

  • номер документа;
  • на якій підставі здійснюються операції;
  • ідентифікаційний код даного підприємства з Держреєстру та інші.
  1. Форма. Згідно із законодавством ПД складається в паперовій або електронній формі. Обидва варіанти рівнозначні.
  2. Бланки форм. Будь-яке підприємство має право розробити власні типові бланки для заповнення ПД. Деякі бланки були затверджені держорганами як типові форми. Найважливіше - наявність обов'язкових реквізитів в документі.
  3. Заповнення. Існують певні вимоги до заповнення паперової первинної документації. Всі записи повинні здійснюватися чорнилом або іншими засобами для / друкованими засобами темного (бажано чорного) кольору. Також забезпечується цілісність і збереження записів протягом установленого законами терміну. Дані також повинні бути захищені від позначок, які можуть бути внесені пізніше - в пропусках і порожніх рядках повинні ставитися прочерки.
  4. Підпис. Існує обмежений список осіб, які мають право ставити підпис. Цей список створюється або засвідчується тільки власником або керівною особою підприємства. На паперових варіантах ПД відповідальними особами ставиться їх особистий підпис, також її можна додатково скріпити печаткою підприємства. В електронних документах використовується електронний підпис відповідно до законодавства про електронний документообіг.
  5. Організація умов для складання ПД. Керівник підприємства створює і забезпечує умови, необхідні для коректного складання документації. Також ця особа повинна проконтролювати, щоб всі працівники і відділи підприємства, що займаються бухобліком, дотримувалися вимог оформлення і складання ПД відповідно до законодавства. Правила зберігання ПД також закріплені законодавчо і повинні виконуватися відповідальними особами.
  6. Помилки в оформленні. Особи, відповідальні за складання ПД і поставили підпис на документах, також відповідають за своєчасне створення та достовірність інформації, відображеної в них. Відповідальність за скоєні при складанні ПД помилки лежить на даних осіб.

Зробіть перший крок до вирішення проблеми -

проконсультуйтесь у фахівця зараз.

Задати питання

Як ми працюємо
Поставте
питання
1

Ваше запитання отримають всі консультанти В2В

Встановіть свою
ціну
2

Ви, як замовник, самостійно встановлюєте вартість консультації

Оплатіть
3

Будь-яким зручним чином - Visa, MasterCard, Privat24, через банк

Отримайте
консультацію
4

В стислі терміни від 2 годин на офіційному бланку В2В

Свіжі питання по темі в базі
Бухгалтерський облік
Яка документація повинна оформлятися на СТО по ремонту автотранспорту? Яка форма договору?
Потрібна допомога в питанні, з якими бланками може працювати СТО? Ситуація в наступному. Клієнту видається наряд-замовлення прямо з 1С з переліком...
17.02.2020 11:29 590
Відповів
Анатолий Сергєєв
Рейтинг: 20672
Митне право
Заказ товара на фабрике из Китая физлицом - какие налоги платим?
Если я закажу с Китая много одинаковых футболок на общую стоимость около 3000$, нужно ли будет платить 32% налога и пропустят ли вообще такую парти...
04.01.2020 17:58 703
Відповів
Дмитро Дончак
Рейтинг: 69070
діяльність фізичних осіб СПД
чи варто переходити з ФОП на ТОВ?
добрий день.Ми  співпрацюємо як ФОП на 2групі єдиного податку без пдв з ресторанами -постачаємо продукти (м`ясо),по безготівковій формі.Наразі...
25.10.2019 13:18 667
Відповів
Дмитро Дончак
Рейтинг: 69070
діяльність фізичних осіб СПД
Какие документы нужны ФОП для предоставления услуг, как правильно оформлять работу с заказчиком?
Здравствуйте! Открыла ФОП 3 группы (зарегистрировала книгу в налоговой, открыла счет в приватбанке). Подскажите, как мне правильно оформлять работу...
23.10.2019 18:20 1066
Відповів
Ігор Бутник
Рейтинг: 23018
Наші відгуки

Всё подробно объяснил. Я очень доволен

Виталий , 29.10.2019 22:02

Велике Вам дякую!!! Обов'язково скористаюсь Вашою порадою!!!

Юлія , 05.02.2020 14:17

Дякую! Консультація надана швидко і фахово!

Larisa , 11.10.2019 14:02

Все ясно, спасибо

Владимир Пономаренко, 16.01.2019 11:29

дуже дякую

микола , 06.11.2019 23:25

Быстро и по делу

Виталий , 09.07.2020 02:27

Чудовий юрист. Рекомендую.

Іван , 18.06.2019 12:51

Спасибо большое за консультацию!))

Анастасия , 13.06.2019 18:06

Спасибо! Ваша консультация нам здорово помогла!

Владимир Пономаренко, 12.01.2019 11:55

Дуже дякую за докладну відповідь. А якщо ми встановили, що курс береться на початок місяця за як...

Виктор Павлович , 18.01.2019 15:50
Наші переваги
Дипломовані спеціалісти
Працюємо цілодобово
Персональний кабінет
Конфіденційність
88 321

Вирiшених питань

Задати питання

Часті запитання