ФЛП 2-й группы на едином налоге. Оказываю услуги физ. лицам и ФЛП на едином: Комьютерное программирование, Рекламные услуги. Оплату получаю либо наличкой, либо на ФЛП счет.
Несколько лет назад, на консультации с юристом было решено, что первичные документы никакие не веду и не храню. Наличку записываю в книгу доходов, поступления на банковский счет тоже записываю в книгу + практически в каждом поступлении есть назначение платежа "За рекламные услуги и номер заказа".
Недавно прочитал, что желательно (или нужно) еще хранить акты выполеннных работ. Особенности работы вряд ли позволят составлять такие акты, а тем более давать кому-то на подпись.
Возникают вопросы:
1. Когда я получаю оплатой наличкой, какие документы нужно иметь: акты, счета, чеки?
- если нужно, но их нет, нужно ли "воссоздать" за предыдущие сделки?
- если нужно, то как долго их хранить
2. Когда я получаю банковские переводы от физ. лиц с карт или через терминалы на ФЛП счет, какие додкументы нужно иметь: акты, счета, чеки?
- нужно ли что-то, если указано назначение платежа по КВЕД?
- что будет, если никаких документов нет и получить их нет возможности?
- видел рекомендации самому делать и подписывать акты, нужны ли такие "филькины грамоты" кому-то?
Спасибо
1. Первичные документы необходимо иметь в любом случае, даже если Вы плательщик единого налога. В качестве первичных документов может быть Акт выполненных работ. Хранить их нужно три года, так как налоговая имеет право проверить всю документацию за последние 1095 дней. Если их нет, то нужно "воссоздать".
2. Что касается "рекомендации самому делать и подписывать акты": если Вы получаете перевод с карт или с терминала за оказание услуг, и нет физического контакта с заказчиком, то невозможно добиться личной подписи заказчика на Акте.
В то же время, согласно п. 44.1. ПКУ, формировать показатели налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных первичными документами, запрещено. Первичные документы регламентируются ЗУ "Про бух. учет" и Положенням № 88 "Об документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете". И закон, и Положення указывают, что личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать клиента, являются обязательными реквизитами, превращающими акт на бухгалтерский документ. Кроме этого, первичный документ должен быть лично подписан.
Документы, созданные в электронной форме, используют в бухучете только при условии, что они отвечают требованиям законодательства про электронные документы и электронный документооборот. То есть, электронный документ должен быть подписан электронной цифровой подписью или печатью.
Таким образом, Акт выполненных работ (предоставленных услуг) без подписи одной из сторон не можна считать первичным документом.
Что нужно сделать, чтобы не было проблем с налоговой:
Открываем Положення № 88, пункт 2.6: составляем бухгалтерскую справку, содержащую всю информацию про хозяйственную операцию.
Открываем письмо Минфина от 05.08.2014 г.. № 31-11410-08 / 23-2303 / 2333, и читаем в нем, что бухгалтерская справка - это полноценный первичный документ.
Какая форма бухгалтерской справки: либо пользуемся документом под названием "Методические рекомендации по применению регистров бухучета " (Приказ Минфина от 29.12.2000 г. № 356) и находим там форму, или пользуемся вышеупомянутым Положением № 88, п.2.7, который говорит нам, что разрешается составления первичных документов не только на бланках типовых и специализированных форм, то есть справку можно составить в произвольной форме, главное - она должна содержать все предусмотренные для первичного документа обязательные реквизиты.