На нашем предприятии при получении наличных средств из банка в кассу бухгалтерией выписывается приходный кассовый ордер по приезду кассира из банка с полученной наличностью по чеку. При сдаче наличности в банк бухгалтерией выписывается расходный кассовый ордер по приезду кассира из банка по полученной квитанцией о сдаче наличности.
Внутренний аудитор предприятия указывает на нарушения платежной дисциплины, производимые бухгалтерией при выписки приходных и расходных кассовых ордеров, требуя при получении наличности приходный кассовый ордер, выписывать и предоставлять кассиру до отъезда в банк; расходный кассовый ордер также выписывать до отъезда кассира в банки при сдаче наличности. При этом в связи с отсутствием квитанции из банка о приеме средств приходится информацию в ордер вписывать после осуществления операции на уже заполненном и подписанном ордере.
Согласно Положения № 637 кассовые документы по получению и сдаче наличных средств должны быть оформлены в течение дня.
Просим Вас пояснить в какой момент необходимо выписывать приходный и расходный кассовый ордер? Как правильно регламентировать работу бухгалтерии и кассира?
АКТУАЛЬНО НА 19.09.2011
Согласно п. 2.2. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995г. № 88, первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения.
Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004г. № 637 определен следующий порядок выписки, регистрации, получения и оформления кассиром кассовых ордеров, в частности:
Прием и выдача денежной наличности по кассовым ордерам может проводиться только в день их составления (п. 3.10).
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведется отдельно по приходным и расходным операциям (п. 3.11).
Во время получения кассовых ордеров или расходных ведомостей кассир обязан проверить:
наличие и подлинность на документах соответствующих подписей, а на расходной ведомости – разрешительной надписи руководителя предприятия или лиц, которые им уполномочены;
правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;
наличие перечисленных в документах приложений.
В случае невыполнения хотя бы одной из указанных требований кассир возвращает документы для соответствующего оформления.
Кассовые ордера или расходные ведомости сразу же после получения или выдачи по ним денежной наличности подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится оттиск штампа или надпись "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год) (п. 3.12).
Таким образом, приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером после принятия решения о проведении кассовой операции, затем они регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, после чего передаются кассиру к исполнению. После проверки правильности их оформления кассир совершает кассовые операции, подписывает кассовые документы и записывает их в кассовую книгу (в день приема, выдачи).
Учитывая, что Положение не регламентирует точно момент выписки ордеров (а также с учетом нормы Положения, что кассовые документы по получению и сдаче наличных средств должны быть оформлены в течение дня, и основываясь на том, что ордер до подписания его кассиром не считается полностью оформленным) можно сделать СЛЕДУЮЩИЕ ВЫВОДЫ.
Расходный кассовый ордер выписывается и регистрируется до отъезда кассира в банк, после сдачи денег в банк в ордере указывается квитанция банка и окончательно оформленный ордер подписывается кассиром. Приходный ордер также выписывается и регистрируется одновременно с выпиской чека на получение денег в банке; после получения денег в ордере указывается банковский документ и ордер подписывается кассиром.
Также учитывая, что Положение не регламентирует точно момент выписки ордеров, по нашему мнению, не будет грубым нарушением выписка расходного ордера сразу после сдачи денег в банк с указанием в ордере квитанции банка, и после этого кассир подписывает ордер. Это же относится к выписке и регистрации приходного ордера после получения денег в банке с одновременным указанием в ордере банковского документа, после чего ордер подписывает кассир.