Для охорони праці для підписів про проходження інструктажів який КЕП підходить?

З набуттям чинності Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII у бізнес-середовище ввійшов термін КЕП (кваліфікований електронний підпис), поступово витісняючи добре відомий термін ЕЦП (електронно-цифровий підпис).

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Ключі КЕП можна безкоштовно отримати від Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту Державної фіскальної служби України (АЦСК ІДД ДФС) . Існують також інші акредитовані центри сертифікації ключів, які надають такі послуги на комерційній або іншій основі. Повний список акредитованих центрів сертифікації ключів є в Електронному реєстрі суб’єктів сфери КЕП на сайті Центрального засвідчувального органу Міністерства юстиції України (czo.gov.ua).

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Існують два типи КЕП: КЕП фізичної особи та КЕП співробітника організації (юридичної особи).

Щодо КЕПів співробітника організації/підприємтсва зазначаю, що вимога оформляти саме такий вид КЕПу є бухгалтера чи інших співробітників, які також мають право подавати звітність у контролюючі органи, лікарів, керівників лікувальних закладів, які уповноважені виписувати електронні рецепти і тд.

Ведення електронного документообігу по охороні праці врегульовано Порядком впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці (далі - Порядок), який затверджено Наказом Міністерства економіки України від 28.10.2021 № 839-21.

Відповідно до пункту першого Порядку цей Порядок є обов’язковим для всіх роботодавців за умови прийняття ними рішення щодо впровадження електронного документообігу, створення та використання якого передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (далі - НПАОП), шляхом видання відповідного наказу або розпорядження.

Відповідно, ведення документообігу по охороні праці в електронній формі не є обов'язковим, а може здійснюватись за  бажанням роботодавця.

Згідно до пункту другого Порядку організації електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 та інших законодавчих та нормативно-правових актів

Відповідно до пункту п'ятого Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці , який затверджено Наказом Міністерства економіки України від 28.10.2021 № 839-21 у випадках, коли відносно документів, віднесених до Переліку, передбачено проставлення особистого підпису визначеної НПАОП особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.

Тобто, підпис особи у відповідному документі має бути здійснено електронним підписом за допомогою КЕПу що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи. Відповідно, вимоги щодо зазначення в КЕПах даних про те де вона працює та на якій посаді є лише додатковою опцією, яку надає компанія, уповноважена продавати КЕПи в комерційних цілях. Крім того, в інструктажах/навчаннях буде зазначено, що це за особа, її посада і відповідно дані про компанію. А особа, яка працює в безкоштовних КЕПах надає достатню інформацію для можливості її ідентифікувати.

Враховуючи вищенаведене, на мою думку, для мети фіксації проведення інструктажів/навчання з охорони праці використовувати безкоштовні КЕПи з особистою інфомацією співробіника, без прив`язки до роботодавця.

Додатково зазначу, що організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

Буду вдячна за відгук! Мирного неба!