Виплати багатодітній сім'ї

Мати 4 дітей, маю у посвідченні багатодітної сім`ї 4 дитини, одна з яких 20 років та навчаєтся в іншому місті, та не має можливості передати мені довідку з місця навчання. Чи можу я оформити заяву на допомогу( грошові виплати) багатодітній сім`ї на трьох дітей не включаючи цю четверту, яка не може додати до заяви свою довідку. Не розумію чому в департаменті соц. захисту населення мені відмовляють приймати заяву на трьох дітей, хоча трьох дітей достатньо для отримання статусу багатодітної сім`ї. Чи мають вони право відмовити? Можливо я можу додати пояснювальну записку до заяви, в якій вкажу, що по сімейним обставинам, не маю змоги внести документи 4-ої дитини.