Уничтожение документов, передача в архив

АКТУАЛЬНО НА 21.03.2012

 Основным нормативным документом, который определяет сроки хранения документов, является Перечень типовых документов, утвержденный приказом Главархива Украины от 20.07.98г. №41, зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 17.09.98г. №576/3016 (с изменениями и дополнениями).

Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов устанавливается Правилами, утвержденными приказом Госкомархива Украины 16.03.2001г. №16, зарегистрированными в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001г. №407/5598. В соответствии с данными Правилами документы включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения закончился до 01 января года, в котором составлен акт. Например, документы с трехлетним сроком хранения, законченные в 2001 году, могут включаться в акт, составленный не ранее 01 января 2005 года, с пятилетним сроком хранения- не ранее 01 января 2007 года с учетом примечаний, указанных в Перечне.

В соответствии с Правилами работы отбор документов, сроки хранения которых закончились, и составление акта об извлечении этих документов для уничтожения, осуществляется после составления перечня документов предприятия за соответствующий период.

Перечень документов и акты рассматриваются экспертной комиссией предприятия. Соответствующим приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. Она же оценивает и необходимость передачи документов предприятия в Национальный архивный фонд (НАФ).  Председателем этой комиссии должен быть один из заместителей руководителя или главный бухгалтер. В состав комиссии входят работники предприятия, хорошо знающие состав документации. В комиссию обязательно входит лицо, ответственное за архив или за текущее хранение документов, а также работник государственного архива. Заседание комиссии должно проводиться не реже одного раза в год и является правомочным, если на нем присутствует не менее 2/3 ее состава. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов и оформляются протоколом. Так, одним из полномочий экспертной комиссии является организация и проведение совместно с соответствующими службами предприятия ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения.). Утвержденные и согласованные перечни документов, акты об извлечении для уничтожения документов вместе подаются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего государственного архива. Утвержденные и согласованные ЭПК перечни документов и акты утверждаются руководителем предприятия, после чего документы извлекаются для уничтожения.

Оценивая документ на предмет его хранения или уничтожения, экспертная комиссия прежде всего должна провести полистный просмотр дел. Отбор дел для передачи их в архив или для уничтожения только по их заголовкам в описи или на обложках не допускается. Документы, имеющие ценность для предприятия, передаются на хранение в архивный отдел предприятия или в архивное учреждение, все остальные документы, срок хранения которых  истек и которые по заключению экспертной комиссии могут быть уничтожены, вносятся в перечень документов, подлежащих уничтожению. Затем, на основании, данного перечня составляется акт об изъятии.

Дела, отобранные для уничтожения, после согласования и утверждения актов передаются организациям по заготовке вторсырья по накладным. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной фиксируется в актах об изъятии документов для уничтожения. Хотим отметить, что за непередачу отобранных к уничтожению документов в организации, занимающиеся заготовкой вторсырья, финансовые санкции вышеуказанным Перечнем не предусмотрены, а Госкомархив комментирует, что их можно сжигать, делая соответствующую отметку в акте (письмо Госкомархива от 12.01.2001г. №05-26), хотя данная возможность уничтожения нормативно для предприятий не установлена).

Установленные Перечнем типовых документов минимальные сроки хранения документов нельзя сокращать, но при необходимости они могут увеличены по решению экспертной комиссии предприятия.

В Перечне типовых документов сроки хранения дифференцированы по двум группам организаций. К первой группе относятся организации, в результате деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд. Срок хранения таких документов указан в графе 3 Перечня. Во вторую группу включены организации, документы которых не передаются в НАФ. Срок хранения таких документов приведен в графе 4 Перечня.

Для разных видов договоров установлены разные сроки хранения. Например, кредитные договора, договора залога, переуступки долга хранятся 5 лет после окончания срока действия договора или погашения кредита, долга.

Накладные, банковские выписки – это первичные бухгалтерские документы, которые хранятся 3 года (согласно Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95г. №88).

Документы, выдаваемые предприятию в органах государственной исполнительной власти, по окончании срока их действия не хранятся на предприятии, а возвращаются выдавшему органу власти.

Уставы должны храниться на предприятии постоянно и уничтожению не подлежат.

Статистические отчеты и таблицы с годовой и большей периодичностью должны храниться на предприятии до его ликвидации, а при передаче документов в архив - постоянно. Полугодовые и квартальные отчеты хранятся 3 года, месячные – 1 год. Однако, при отсутствии годовых отчетов указанные отчеты также должны храниться постоянно.

В случае возникновения споров, следственных и судебных дел – хранятся до принятия окончательного решения. К таким документам относятся документы, указанные в статьях Перечня: 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425. Приводим основные из них, как на наш взгляд, касающиеся деятельности предприятий, независимо от формы собственности:

 Хотим обратить Ваше внимание на сроки хранения документов по личному составу. К ним относятся приказы о приеме, переводе, поощрении, увольнении, совместительстве работников, предоставлении материальной помощи, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и др. Эти документы имеют длительные сроки хранения, так как являются основанием для выдачи справок о трудовом стаже, заработной плате и др. Они хранятся на предприятии 75 лет.

Срок хранения документов по личному составу равен разнице между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела. Другими словами, к примеру, лицевой счет работника, открытый ему в возрасте 20 лет, хранится 55 лет (75-20). Следовательно, ежегодно из мест хранения должны изыматься лицевые счета работников, достигших возраста 75 лет (п. 2.9 Перечня). Приказы о предоставлении отпусков хранятся 5 лет, а приказы по административно-хозяйственным вопросам и о взысканиях, командировках работников-3 года.

Кроме этого хотим обратить внимание на приведенные в Перечне сроки хранения некоторых документов: “Пока существует необходимость”. Это означает, что документ имеет продолжительное практическое значение. Срок хранения в таком случае определяется самим предприятием. К таким документам в частности относятся: 

 С вступлением в силу Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) кроме Перечня №41  стали действовать следующие нормы, касающиеся сроков хранения документов.

         Так согласно п. 44.3 ст. 44 НК Украины налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 ст. 44 НК Украины, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее как 1095 дней  со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются данные  документы, а в случае ее непредоставления  - из предусмотренного этим Кодексом предельного срока представления такой отчетности.

           В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные в п.44.1 ст.44 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее как за 1095 дней, которые предшествовали дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

           В соответствии с п. 44.4 ст. 44 НКУ, если документы, определенные в п. 44.1 ст. 44 НКУ, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового сообщения-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться к окончанию проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных п.44.3 ст.44 ПКУ.

              Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что документы налоговой отчетности,  в  том числе, если проверка  не проводилась три года,  должны храниться  не менее  1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности.    

Следует помнить, что нормы Налогового кодекса не распространяются на единый социальный взнос в Пенсионный фонд. Законодательством о по уплате данного взноса не установлен срок хранения документов и проверяемый период не ограничен 1095 днями как Налоговым кодексом. В связи с этим за весь непроверенный период предприятие должно быть готово предоставить документы Пенсионному фонду, т.е. те которые подтверждают правильность начисления и уплату взноса. Поэтому такие документы рекомендуется хранить до прохождения проверки Пенсионным фондом.

Можно ли уничтожить документы без налоговой проверки, если прошло 3-и года после представления декларации?

  Считаем, что можно, если воспользоваться вышеуказанным п. 44.3: у предприятия имеется обязанность обеспечить хранение документов в течение 1095 дн. с даты представления декларации (уточняющего расчета), причем независимо была проверка или нет. После истечения 3-х лет с этой даты можно уничтожить документы. При этом акт об уничтожении придется оформлять без представителя госархива, поскольку формально по инструкции он подписывает такой акт только после проведения проверки за этот период.

  При этом нужно помнить, что нельзя уничтожать документы, связанные с предметом налоговой проверки (т.е. начата, но не закончена проверка), а также если проходит административное, судебное обжалование после проверки. Также рекомендуется хранить документы по начислению Единого социального взноса до проверки Пенсионным фондом.

Кроме этого следует учесть, что документы по объектам, которые продолжают амортизировать в учете, по которым возможны в дальнейшем переоценки стоимости, рекомендуется не уничтожать. Также рекомендуется хранить документы по задолженностям, которые еще не погашены (не списаны).