Уточнення процедури та документального забезпечення чергового звіряння даних військового обліку (звіряння даних з ТЦК та СП (Порядок № 1487)).
Шановні колеги,Прошу надати роз’яснення щодо найбільш ефективного та коректного виконання вимог Порядку організації та ведення військового обліку (Постанова КМУ № 1487), зокрема, для випадків дистанційного звіряння з Територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП), розташованими в інших адміністративно-територіальних одиницях.
1. Документальне забезпечення звіряння (Копії ВОД)
Згідно з п. 46 Порядку № 1487, необхідно надсилати копії військово-облікових документів (ВОД).
• Чи можна (і чи потрібно) надсилати одночасно копії паперових військових квитків / приписних посвідчень та роздруківки електронного ВОД із застосунку «Резерв+»?
• Який варіант подання ВОДів (лише паперовий, лише електронний, чи обидва) наразі краще сприймається ТЦК та СП на практиці для прискорення процесу звіряння?
2. Формування відправлення (Кількість осіб та конвертів)
• Чи дозволяється надсилати в одному поштовому конверті до одного ТЦК та СП:
o Один супровідний лист від підприємства.
o Один пакет документів (2 примірники Витягу зі списків) на кількох військовозобов’язаних осіб (наприклад, трьох).
o Копії ВОД усіх цих трьох військовозобов’язаних.
• Скільки конвертів зворотної адреси (з марками) рекомендується вкладати в таке відправлення? Наприклад, якщо звіряння стосується трьох військовозобов`язаних осіб. Чи достатньо одного конверта для повернення одного примірника Витягу з відміткою? Чи потрібно 3 конверти (з марками) – оскільки по якомусь з працівників можуть бути питання у ТЦК та СП.
3. Відображення результатів у Журналі
• Яким чином коректно відображати у Журналі обліку результатів перевірки стану військового обліку (Додаток 9 до Порядку № 1487) факт дистанційного звіряння, коли ТЦК знаходиться в іншій адміністративно-територіальній одиниці?
• Який запис слід зробити у Журналі, якщо підприємство надіслало всі документи рекомендованим листом, але не отримало назад другий примірник Витягу з відміткою «Звірено» від ТЦК?
Буду вдячна за надання вичерпних відповідей та практичних рекомендацій.
Консультація виконавця
Вітаю!
Я ТРОХИ ПО ІНШОМУ ВІДПОВІМ НА ВАШЕ ПИТАННЯ (ВИ ЇХ СФОРМУВАЛИ ТРОХИ НЕКОРЕКТНО).
ПІСЛЯ ОЗНАЙОМЛЕННЯ З МОЄЮ ВІДПОВІДДЮ МОЖЕТЕ ЗАДАТИ В КОМЕНТАРЯХ ДОДАТКОВІ ПИТАННЯ (УТОЧНЕННЯ).
1.
У п. 46 Порядку №1487 передбачена процедура проведення звіряння даних Списків персонального військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів з обліковими даними документів ТЦК та СП, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів.
Особливості цієї процедури:
- звіряння проводиться за затвердженим графіком, який надходить від районної державної адміністрації або міської ради;
- у визначені дати відповідальна особа підприємства прибуває до ТЦК та СП, органів СБУ або підрозділів розвідки для звіряння Списків та копій військово-облікових документів працівників із їх обліковими даними. Під час звіряння безпосередньо в ТЦК та СП слід мати копії військово-облікових документів працівників.
Якщо працівник перебуває на обліку в іншому регіоні і звіряння необхідно провести в ТЦК СП, який розташований на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, ніж підприємство (установа, організація), то слід надіслати до цього ТЦК та СП у двох примірниках:
- витяги із Списків персонального військового обліку;
- копії військово-облікових документів працівників.
Ці документи надсилаються із супровідним листом.
Після проведення звіряння один примірник витягу зі Списку повертається на підприємство з відміткою ТЦК та СП:
«звірено ___ __________ 20__ року».
Відмітка обов’язково має містити підпис посадової особи, яка проводила звіряння, та відтиск гербової печатки.
Отримані результати вносяться до журналу обліку результатів перевірок, який ведеться за формою, наведеною у додатку 9 до Порядку №1487.
2.
ТЕПЕР ДОКЛАДНІШЕ:
Відповідно до п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487), підприємства зобов’язані здійснювати взаємодію з відповідними районними (міськими) ТЦК щодо строків та способів звіряння даних списків персонального військового обліку (далі – Списки).
Правила проведення звірянь даних Списків з ТЦК встановлені в п. 46 Порядку №1487. Зокрема порядок проведення звіряння з ТЦК буде залежати від місця розташування ТЦК, з яким здійснюється звіряння.
Так, якщо звіряємося з ТЦК, який розташований на території адміністративно-територіальної одиниці, де знаходиться підприємство, то особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, у визначені графіком звіряння строки має прибути до відповідного ТЦК для звіряння цих списків персонального військового обліку (копій військово-облікових документів) з обліковими документами районних (міських) територіальних ТЦК (п. 46 Порядку №1487). В даному випадку говоримо, що відбувається звіряння зі «своїм» ТЦК.
При собі така особа повинна мати:
- підписані належним чином Списки;
- копії (або роздруківки) військово-облікових документів працівників, що підлягають військовому обліку.
Водночас звіряння з ТЦК, розташованими на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється у письмовій формі (тобто, без присутності у ТЦК особи, відповідальної за ведення військового обліку). В такому випадку говоримо, що відбувається звіряння з ТЦК працівника. Для здійснення такого звіряння необхідно надіслати до ТЦК:
- витяг зі Списків персонального військового обліку у двох примірниках. Зауважте: надсилаємо не весь Список чи Списки, а витяг щодо конкретного працівника чи працівників, які перебувають на військовому обліку в даному ТЦК;
- копії або роздруківки військово-облікових документів працівників.
Зауважте, що звіряння зі «своїм» ТЦК здійснюються згідно із графіком звірянь, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у м. Києві та м. Севастополі держадміністрації, міського голови.
--------
***
У випадку, якщо ваше підприємство повинне пройти звіряння з ТЦК та СП, що не належить до території відповідальності вашого району, ініціатива має йти саме від підприємства. Порядок таких дій визначено в пункті 46 Порядку № 1487. Ви повинні самостійно надіслати до відповідного ТЦК та СП лист із проханням провести звіряння та додати до нього витяг зі списків персонального військового обліку у двох примірниках.
Пункт 46 Порядку 1487 визначає порядок проведення звіряння даних списків персонального військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, які працюють на підприємстві, з даними документів відповідних ТЦК та СП (далі – зовнішнє звіряння).
Зовнішнє звіряння з ТЦК та СП, на території відповідальності яких перебуває підприємство, здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого розпорядженням голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, міського голови.
Для уточнення реальної дати зовнішнього звіряння радимо зв'язатися (телефоном або надіславши лист з проханням визначити дату звіряння, яка б не суперечила затвердженому графіку звіряння) із фахівцями відповідного ТЦК та СП та домовитися. Це збереже час та душевну рівновагу всіх учасників процесу. Після погодження дати звіряння відповідальна особа за ведення військового обліку на підприємстві прибуває до ТЦК та СП з двома примірниками витягів зі списків персонального військового обліку та копіями ВОД військовозобов'язаних для проведення звіряння.
Зазначимо, що зовнішнє звіряння з ТЦК та СП, які розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, здійснюється шляхом надсилання у двох примірниках витягів із списків персонального військового обліку, а також копій військово-облікових документів до таких ТЦК та СП. Тобто, ініціюється підприємством.
Після проведення звіряння один примірник витягу із списків персонального військового обліку повертається на підприємство з відміткою ТЦК та СП «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою.
Результати звіряння вносяться до журналу обліку результатів перевірок.
Звертаємо увагу, що витяги зі списків персонального військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів мають бути актуальними, тобто на дату звіряння.
-----------
Як зазначено в п. 34 Порядку №1487, звіряння даних Списків з обліковими документами відповідних районних (міських) ТЦК проводиться не рідше одного разу на рік.
Після здійснення звіряння один примірник витягу зі Списків повертається на підприємство з позначкою районного (міського) ТЦК «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою.
Що робити, якщо ТЦК не повертає екземпляр витягу - На жаль, Порядком №1487 не визначено строку, протягом якого має бути повернуто екземпляр витягу з відміткою ТЦК. На практиці, дійсно, ТЦК часто не повертають екземпляр витягу зі Списків з відміткою.
Що в такому разі радимо робити?
Можливі три варіанти:
- Додатково нічого не робити, але зберігати підтвердження надсилання витягів зі Списків до ТЦК. Саме тому завжди радимо надсилати витяги рекомендованим листом з описом вкладення. В разі перевірки зазначте, що свій обов’язок щодо звіряння ви виконали, але екземпляр витягу з відміткою від ТЦК так і не отримали.
- Надіслати запит до ТЦК з проханням повернути екземпляр витягу з відміткою. Навіть якщо відповіді не буде, у вас залишаться додаткові докази, що ви намагалися отримати результати звіряння.
- До Журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів) (додаток 9 до Порядку №1487) внести запис про надсилання витягів. В графі «Результати проведеної перевірки (звіряння), недоліки, висновки та пропозиції» зафіксувати, що екземпляр з відміткою не було отримано від ТЦК.
Результати звіряння підприємство вносить до Журналу обліку результатів перевірок. Наявність такого журналу прямо передбачена Порядком №1487. Форма журналу затверджена у Додатку 9 до Порядку №1487, і додатково затверджувати його наказом по підприємств не потрібно.
Наявність такого журналу прямо передбачена Порядком організації і ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок №1487).
Форма журналу затверджена у Додатку 9 до Порядку №1487 і додатково затверджувати його наказом по підприємству не потрібно.
В журналі обліковуються результати перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів та звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів).
Порядок ведення журналу не визначений окремо, проте можемо порадити його прошити, пронумерувати, скріпити печаткою (за наявності), внести до номенклатури справ підприємства та забезпечити його ведення та зберігання.
Хоч це і не визначено в Порядку №1487, журнал доцільно мати з собою під час проведення звіряння з ТЦК, коли особа, відповідальна за ведення військового обліку, прибуває до ТЦК на виконання п. 46 Порядку №1487.
3.
З ПРИВОДУ КОПІЙ:
Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30 грудня 2022 р. № 1487 (далі – Порядок 1487).
Відповідно до його п. 47 особи, відповідальні за ведення військового обліку, у визначені графіком звіряння строки прибувають до відповідних ТЦК для проведення звіряння даних списків персонального військового обліку (копій їх військово-облікових документів, далі – ВОД) з обліковими документами ТЦК.
Як бачимо, йдеться про копії ВОД. Втім про засвідчення цих копій не йдеться.
Ба більше часто густо ваші працівники (студенти) мають вже ВОД за новою електронною формою.
Відповідно до п. 2 Постанови КМУ «Про затвердження Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа» від 16.05.2024 № 559 (далі – постанова № 559) ВОД, оформлені до набрання чинності цією постановою, вважають дійсними на всій території України до видачі військово-облікового документа нового зразка.
ВОД нового зразка видають у двох формах:
- паперовий на бланку;
- електронний (можна сформувати в застосунку «Резерв+» або на порталі «Дія»).
Тобто, з моменту видання ВОД нового зразка, старий документ (військовий квиток, тимчасове посвідчення військовозобов’язаного чи посвідчення про приписку) втрачають чинність.
Отже, якщо у вашого працівника (студента) є ВОД в «Резерв+», то саме цей документ вам потрібно використовувати.
Відповідно до п. 9 Порядку, затвердженого постановою № 559, ВОД в електронній формі, в т.ч. роздрукований, має таку ж юридичну силу, що й паперовий оригінал.
Якщо у вашого працівника чи студента електронний ВОД в «Резерв+», необхідно його роздрукувати, перевірити, чи зчитується інформація за QR-коду і саме таку роздруківку можна пред’являти до ТЦК під час звіряння. Засвідчувати цю роздруківку не потрібно, адже всю актуальну інформацію ТЦК зможе отримати, відсканувавши QR-код.
Зробимо висновок: коли йдеться про електронний ВОД і його роздруківку, то засвідчувати таку роздруківку не потрібно.
Коли йдеться про паперовий ВОД старого зразка, то обов’язку його засвідчувати Порядок № 1487 не передбачає. Водночас копії паперових ВОД повинні бути завірені відповідно до вимог, встановлених Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) та ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020).
Отже, на таких копіях потрібно проставити відмітку про засвідчення копії нижче реквізиту документа «Підпис», на лицьовому боці останнього аркуша копії документа. Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) підприємства (за наявності).
