Передача справ при зміні головного бухгалтера - алгоритм дій

Законодавством загального порядку прийняття-передачі справ не передбачено. На підставі ч. 3 ст. 8 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 року № 996-XIV (з урахуванням змін та доповнень до нього) (надалі – Закон про бухоблік). можна зробити висновок про те, що прийняття-передача справ здійснюється в порядку, визначеному керівником підприємства.

Під час прийняття-передачі справ доцільно дотримуватися певної процедури, що супроводжується оформленням відповідних документів (наказ, акт прийняття-передачі, доповідні, бухгалтерські довідки тощо).

Дотримання цієї процедури і наявність таких документів дасть змогу відокремити діяльність "старого" і "нового" головбуха.

Доцільно призначати процедуру прийняття-передачі справ після завершення звітного періоду (кварталу, року), коли всі облікові процеси вже завершені, а звітність складена.

У цілому процес прийняття-передачі справ можна умовно розділити на такі етапи:

• видання наказу по підприємству;
• перевірка наявності та правильності ведення (складання) бухгалтерської документації;
• оформлення акта прийняття-передачі та інших документів (за необхідності).

Наказ по підприємству повинен містити:

• зазначаються особи, які безпосередньо здійснюють прийняття-передачу справ,
• склад комісії, яка слідкує за прийманням-передачею справ,
• терміни, приймання-передачі справ (обмежуються строком звільнення "старого" головбуха),
• інші відомості.

Зазвичай прийняття-передача справ включає перевірку:

• наявності бухгалтерської документації (первинних документів, рахунків, регістрів обліку, форм звітності тощо) за відповідний період,
• правильності складання бухгалтерської документації,
• своєчасності і повноти сплати обов`язкових платежів,
• своєчасності і повноти подання звітності контролюючим органам,
• наявність оригіналів різних свідоцтв, патентів, ліцензій та інших дозвільних документів, які видаються підприємству органами влади.

Необхідно перевірити також документи поточного періоду, на підставі яких "новий" головбух буде складати звітність.

У процесі прийняття-передачі справ слід ознайомитися з особливостями бухгалтерського та податкового обліку підприємства. При цьому особливу увагу варто звернути на слабкі місця в його організації.

Якщо під час перевірки будуть виявлені порушення в порядку оформлення первинних документів, ведення обліку та складання звітності, слід зробити відповідні записи в акті прийому-передачі справ або скласти окремий документ.

По можливості, всі порушення повинні бути усунені до вступу на посаду "нового" головбуха.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Це передбачено пунктом 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88 (з урахуванням наступних змін та доповнень до нього).

Після проведення всіх необхідних процедур оформляється акт прийняття-передачі.

Форму акта законодавством не встановлено, тому він складається в довільній формі.

В акті наводиться перелік (опис) переданих документів. Перелік (опис) може бути оформлений і окремим документом (як додаток до акта прийняття-передачі справ).

Акт підписують "старий" та "новий" бухгалтери, члени та голова комісії, а затверджує – керівник підприємства. Документ складається в 3-х примірниках: один залишається у бухгалтера, який передав справи, другий долучається до вищезазначеного наказу, а третій передається до бухгалтерії підприємства.